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Sobre Trabalhar Sozinho: Tema Geral: Reuniões

Tema Específico: Anotações: parte 1

Nesse post, gostaria de compartilhar algo um pouco diferente dos últimos artigos. Venho pensando o quanto muitas pessoas têm alguma dificuldade quando assunto é ter uma reunião produtiva. Especialmente, no que diz respeito ao lado mais “mecânico” desses encontros: tomar notas.

Ao longo dos anos fazendo atendimentos, percebi duas coisas: 1. quase ninguém toma nota e 2. poucas pessoas reconhecem o papel das anotações como um registro oficial dentro do contexto das reuniões. Achei que poderia ser interessante falar um pouco sobre esses temas, uma vez que boa parte de nossos dias envolve reuniões.

 

  1. Quase ninguém toma nota

Não sei exatamente de onde vem esse comportamento. Até hoje, é algo que me intriga. Contudo, é uma realidade; muitas pessoas acreditam que podem contar com as suas memórias para lembrar de pontos relevantes debatidos e acordados nas reuniões.

Particularmente, não acredito que seja uma boa estratégia. Talvez, você seja uma pessoa fora da curva e tenha uma memória incrível. Não é o meu caso. Preciso de um apoio recorrente para ter certeza que nada “passe” sem que seja percebido e, também, nenhuma tarefa deixe de ser cumprida dentro do combinado.

Com esses dois objetivos em mente, descobri que fazer boas anotações podem ajudar muito nessas questões. Antes que alguém possa levantar como possibilidade, já considerei a gravação de reuniões. Contudo, como muitos dos assuntos são sigilosos, nem sempre os clientes ficam à vontade. Dessa forma, a anotação “papel e caneta” tem sido a que melhor funciona.

Algumas pessoas, preferem fazer as anotações em um computador. Passei algum tempo fazendo isso, mas percebi que o laptop ficava entre mim e o cliente, criando uma distância indesejada entre nós. Além disso, como digitamos cada vez mais rápido, acabamos anotando tudo, ou seja, viramos escribas – quando o que interessa é permanecer presente na reunião e interagir com as pessoas que estão ali. Não sei se é algo particular meu, mas sinto que a presença de um computador, em algumas situações, atrapalha mais do que ajuda.

Depois de muitas tentativas e ferramentas, acredito que papel e caneta podem ser considerados os mais interessantes para uma reunião. Vale reforçar, que essa é uma percepção minha. Para você, talvez seja diferente.

 

  1. Anotações como registro

Uma vez que você decida aderir em suas reuniões à prática de tomar notas, entramos em um ponto que, para mim, é ainda mais importante: entender que as anotações representam o registro oficial do encontro.

Por que isso é relevante?

Porque vale o que está escrito. Essa é uma regra pela qual você deve sempre se guiar. Todas as vezes que não coloquei isso em prática, me vi em situações ruins. Não gostaria que você também passasse por isso.

A ideia é simples. Anotar o que foi dito e deliberado na reunião. Esses registros têm o propósito de servir a duas funções: deixar claro o que foi decidido no encontro e, te proteger, quando você tiver que cobrar de alguém por algo que foi acordado.

Isso pode parecer um pouco excessivo, mas a realidade é a seguinte: é melhor ser precavido do que deixar uma brecha para eventuais problemas no futuro. Infelizmente, vivemos em uma cultura onde essa postura mais precavida e profissional são, muitas vezes, percebidas como uma falta de confiança entre as pessoas que estavam presentes na reunião. Isso é uma pena. Confundir profissionalismo com sendo uma espécie de afronta pessoal…

Com o passar dos anos, tenho buscado colocar em prática uma forma de ajudar as pessoas a enxergarem todo esse processo de uma forma mais leve. Uma maneira que tenho visto funcionar é substituir a palavra registro por “tira dúvida” – algo que alguns advogados fazem ao se referirem a contratos. Pode parecer algo simples demais para funcionar, mas a realidade é que costuma ser bem recebido por todos, pois “tirar uma dúvida” é algo que soa muito menos intimidador do que “registro”.

Gostaria de dizer que anotar é o suficiente, mas ainda assim você, muito provavelmente, irá se encontrar em situações onde o fato de você ter algo no papel vai invocar uma certa animosidade de algumas pessoas, pois elas não têm como negar o que está escrito. Isso faz parte do jogo. Não há muito que se possa fazer. Quando confrontados com o que está escrito, algumas pessoas não sabem como responder de forma profissional e levam para o pessoal.

— Nunca confunda informalidade com falta de profissionalismo. —

Isso não deve desmotivar a prática da anotação/registro. Os benefícios costumam ser muito maiores do que a escolha de não implementar de forma sistemática esse tipo de abordagem e ferramenta em nosso dia a dia.

Nos próximos artigos, vou continuar no tema reuniões. Pretendo, falar em maiores detalhes sobre pontos como, o desafio de anotar quando estamos sozinhos nas reuniões, assim como algumas formas potencialmente mais interessantes para que o processo de anotação seja mais eficaz e eficiente.

Até a próxima e bons negócios!

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Gabriel Machado – Strategic advisor, escritor e fundador da DODAKHAM.

 

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