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Sobre Trabalhar Sozinho: Tema Geral: Anotações: parte 2

Tema Específico: Anotações: parte 2

Hora de retomar o assunto do artigo anterior: anotações em reuniões. Em nosso último encontro, falamos sobre a compreensão e entendimento de tomar notas de forma sistemática em nosso cotidiano profissional.

Fiz alguns comentários sobre dois pontos específicos: 1. O número relativamente pequeno de pessoas que têm o costume recorrente de implementar essa abordagem no trabalho e 2. A relevância das anotações sob a perspectiva de um dos seus papéis fundamentais: ser o registro dos acontecimentos e deliberações em uma reunião.

No post de hoje, gostaria de falar sobre uma outra dimensão do “tomar notas”: a lógica que utilizo para fazer as minhas anotações. Contudo, antes de comentar sobre ela, acredito ser importante reforçar que essa abordagem vem funcionando para mim e para muitas pessoas que me perguntam sobre esse assunto.

De qualquer forma, vale ressaltar que, se tem algo que aprendi ao longo do tempo, é que cada pessoa tem um ganho de efetividade quando encontra a sua própria abordagem – que pode ser essa em questão, ou algo que é bastante comum, quando existe a junção de diferente técnicas e abordagens para a criação de uma forma específica que faça sentido para as particularidades de cada um.

Bom, dito isso, seguem os “pontos macro” que levo em consideração ao tomar notas: 1. Assimilação e 2. Resgate. O que quero dizer com isso?

O primeiro ponto diz respeito a nossa capacidade de absorver o conteúdo ao longo de uma reunião. Isso pode parecer algo mais simples quando estamos em grupo, ou em dupla – algo bastante comum no cenário de empresas de porte maior. Porém, quando se trata de uma reunião onde você está sozinho, absorver o que está sendo dito – especialmente os detalhes – não é tão fácil, uma vez que, no momento que estamos no “modo” interação com o cliente, muito provavelmente, não estamos anotando.

Para isso, é necessário que você compreenda algo simples, mas que muitas vezes, é negligenciado em muitos encontros: saber exatamente o que você quer/precisa da reunião.  Ter essa clareza, torna evidente a hora de escrever, assim como o quê anotar. Essa pode ser a diferença entre uma reunião produtiva ou não.

Uma vez que você tenha estabelecido que informação ou informações você está buscando, o foco da reunião passa a ter um objetivo mais claro. Vale reforçar que, uma vez que as reuniões costumam ser eventos em grupo, é imprescindível que as outras pessoas/participantes também compreendam essa abordagem. Geralmente, reuniões (que não são apresentações) não podem ser carregadas por somente uma pessoa. Todos os envolvidos precisam estar preparados para o encontro. Esse é um ponto que muita vezes torna as reuniões muito improdutivas.

Diante desse cenário recorrente de falta de preparo, uma sugestão que faço é que a pauta da reunião seja compartilhada antecipadamente para todos as pessoas que irão participar do encontro.

É muito complicado falarmos de “assimilação” quando não há preparação. Aqui o velho ditado que diz que basta somente um elo fraco para quebrar a corrente, pode ser usado como imagem para refletirmos.

O segundo ponto, que chamo de “Resgate”, está ligado ao conceito de acesso. Na prática, isso pode ser traduzido da seguinte forma: facilidade operacional e logística no que diz respeito ao acesso/resgate dessas informações a qualquer momento.

Penso da seguinte forma, precisamos dos dados e informações em dois momentos: A. durante a reunião e B. depois da reunião. Logo, a preparação da reunião é chave para que não fiquemos procurando aquele arquivo mais atualizado e/ou que podíamos jurar que estava em uma determinada pasta… Enfim, todos nós conhecemos o drama, certo?

Além disso, o ponto que gostaria de reforçar mais dentro desse recorte do “Resgate” está conectado com a ideia de transformar o conteúdo/decisões da reunião em documentos fáceis e simples de serem encontrados. Para isso, é possível utilizar programas como o Evernote®, por exemplo, pois eles possuem um “sistema de busca” interno para encontrar exatamente o que precisamos.

Agora que já falamos sobre alguns pontos que considero relevantes, pensei em deixar aqui, uma pequena estrutura de uma reunião. Em um primeiro momento pode parecer algo mais complexo do que algumas pessoas estão acostumadas em fazer. De qualquer maneira, acredito que essa abordagem, não só facilita, como potencializa que a reunião seja produtiva e profissional.

Check-list básico:

A reunião realmente precisa acontecer? Ou podemos resolver através de e-mail?

  1. Quem precisa de fato estar presente?
  2. Rever ponto 1 e ponto 2  – para ter certeza…
  3. Determinar: local, horário (para finalizar também), data e pauta (objetivo);
  4. Caso seja necessário que decisões sejam tomadas, enviar antecipadamente as questões e assuntos;
  5. No dia anterior, enviar mensagem de confirmação de reunião;
  6. Revisar material (arquivos, equipamentos e wifi do local se for o caso);
  7. Determinar um tempo para cada assunto;
  8. Eleger uma forma de registrar a reunião (escrita, áudio, vídeo, etc – com consentimento);
  9. Ter um plano de ação pós-reunião (responsabilidades são atribuídas + datas de entrega);
  10. Fazer um resumo verbal para fechar a reunião (ter certeza que não há dúvidas);
  11. Enviar para o grupo o registro da reunião.

 

Como vocês podem ver, não estamos falando de tantas tarefas assim. Além disso, uma vez que esses pontos começam a serem colocados em prática, rapidamente as reuniões começam a ser bem melhores. Não é incomum que a adesão seja alta depois que os resultados começam a ficar claros.

Como sempre, caso haja alguma dúvida ou questão, é só entrar em contato.

Boas reuniões e bons negócios!

Até a próxima!

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Gabriel Machado – Strategic advisor, escritor e fundador da DODAKHAM.

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