5 Dicas para ter reuniões melhores e mais produtivas
*Por Patricia Meirelles
Quem nunca participou de uma reunião de horas que poderia ter sido concluída em 15 ou 20 minutos? Muita gente, né? Para te ajudar a otimizar o seu tempo, preparamos cinco dicas geniais para ter reuniões melhores e mais produtivas. Vamos a elas?
1 – Comece uma reunião compartilhando uma vitória ou um resultado positivo:Parece simples, mas começar uma reunião com algo positivo ou algo que está dando certo na empresa é extremamente bom para todos que estão participando. As pessoas vão começar a reunião com o clima lá em cima. Quando você compartilha algo bom, um resultado bacana, você transmite confiança e se mostra grato àquilo. E ser grato faz toda diferença, principalmente no mundo dos negócios.
2 – Defina uma pauta:
Por que fazer essa reunião? Qual é o assunto? Qual é o objetivo? Meta? Uma pauta vai te direcionar durante toda a reunião. Desta forma, você saberá quais são os pontos importantes, o que precisa ser falado e o que precisa ser decidido. Sem ela, os assuntos podem se perder ou vagar, trazendo 0 resultado ao fim das contas. Nunca vá para uma reunião sem uma pauta definida!
3 – Faça uma ata:
Tão importante quanto a pauta, é imprescindível ter uma ata da reunião, que é o resumo dos pontos mais importantes que foram discutidos. Por que é importante? Às vezes você vai para uma outra reunião sem saber o que foi definido na reunião anterior, aí os assuntos acabam se repetindo e você volta para pontos completamente desnecessários. Isso tende a prolongar os próximos encontros da equipe.
4 – Mantenha o número mínimo de pessoas possível:
Erro comum em muitos lugares. Não adianta colocar todos os funcionários da empresa para discutir situações que não competem a todos. Além disso, quanto mais pessoas, mais tempo será despendido para que todos falem. Reunião produtiva é aquela que você sai com o planejamento e com tempo para executar o que foi planejado. Então, enxugar a reunião é fundamental.
5 – Corte e diminua o tempo da reunião:
Para fechar com chave de ouro uma reunião, corte e diminua o tempo dela. Não precisa fazer uma reunião de uma hora se você pode discutir o assunto em 15 minutos. Com uma pauta estabelecida, você já sabe o que vai discutir e a condução tende a ser mais eficiente, liberando as pessoas mais rapidamente para voltar ao trabalho. Se você fizer disso um hábito, as próximas reuniões serão muito melhores e mais produtivas.
Sobre Patricia Meirelles
Patricia Meirelles é empresária, formada em relações públicas, e tem como missão reinventar a comunicação empreendedora tornando-a mais leve e atual para fazer com que as pessoas se engajem com conteúdos relevantes e, através da informação, sejam capazes de promover mudanças significativas em suas vidas.
Criou um canal no Youtube onde conta os bastidores do mundo do empreendedorismo através do olhar de empresários mundialmente conhecidos, além de dividir o que aprendeu ao longo da carreira como líder de projetos que impactaram milhares de pessoas.
Canal: https://www.youtube.com/patriciameirellesoficial
