Como se organizar e definir as prioridades do dia a dia

Como se organizar e definir as prioridades do dia a dia

Ao tentar conciliar os compromissos pessoais e profissionais, muitas pessoas têm dificuldade para organizar a agenda e não conseguem realizar todas as tarefas dentro do prazo. Por isso, é extremamente importante ter clareza de quais são as prioridades para cada dia ou semana, evitando, assim, que os compromissos e trabalhos mais urgentes sejam deixados de lado.

A organização é fundamental na hora de definir o que deve ser feito primeiro. O ideal é reservar um tempo para se planejar e aprender a negociar as tarefas do seu dia, seja com o chefe, com um cliente ou com um colega de trabalho. Para ajudar as pessoas a definir prioridades,selecionei cinco dicas:

Não deixe nada para a última hora. Não espere a tarefa virar uma urgência para realizá-la. Quanto maior a antecedência, mais flexibilidade você terá na hora de definir o momento da execução. É possível adiar um trabalho que tem um prazo mais longo; o problema surge quando você não se organiza e acaba deixando para resolvê-lo no limite da entrega.
Liste as tarefas do dia. Para garantir a execução das tarefas na melhor ordem, é essencial fazer um planejamento para cada dia, semana e até mesmo para o mês. Liste o que precisa ser feito e estabeleça o que deve ser priorizado, de acordo com os prazos solicitados e a urgência de cada trabalho.
Trabalhe em conjunto com a equipe. Quando algumas das suas prioridades dependem de outras pessoas, não espere que elas se lembrem na última hora. É impossível garantir que toda a equipe seja organizada, mas o seu planejamento pode interferir na produtividade de todos. Pequenos e-mails de lembrete podem ajudar a garantir o cumprimento de tudo no prazo.
Aprenda a negociar com o seu chefe. Um líder precisa saber delegar tarefas e definir o que é prioritário naquele dia ou semana, mas também deve estar aberto a ouvir os funcionários. Quando achar necessário, explique para o seu chefe o que você considera como prioridade e tente negociar os prazos.
Negocie com base no resultados. Caso tenha dúvidas sobre o que deve ser priorizado, pense nas suas metas ou nas necessidades da empresa. É preciso aumentar o faturamento? Priorize as atividades relacionadas às finanças. Precisa aumentar a qualidade de serviço? Priorize o atendimento ao cliente. Saber o momento certo de realizar uma tarefa é imprescindível na hora de tomar uma decisão.

É claro que, em alguns momentos, o excesso de tarefas será inevitável. O importante é que o planejamento e a organização se tornem uma rotina, para que momentos de tensão sejam apenas passageiros e as tarefas sejam realizadas com tranquilidade.

*Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade e CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.